Yritysjärjestelyssä viestintä luo oikeita odotuksia ja ehkäisee tarpeettomia pelkoja. Onnistunut viestintä auttaa järjestelyn maaliin sekä avaa ovia tuleville askelille. Moni hallitus huomaa kuitenkin viestinnän vasta viikkoa ennen suunniteltua uutisen julkistamista.
Helena Aatinen, Risto Pennanen
Hämmennystä, ristiriitoja ja pelkoja. Yritysjärjestelyn epäonnistunut viestintä aiheuttaa paljon ongelmia, joita hallitus ja johto joutuvat korjaamaan pitkin matkaa. Väärät integraatiohyötyjen odotukset, kansalaisjärjestön vastustus tai henkilöstön huolenaiheet vaikeuttavat järjestelyn toteuttamista ja pahimmillaan vaarantavat tavoitellut hyödyt kokonaan. Joka tapauksessa ne vievät johdon aikaa ja kuormittavat arkea. Pahimmillaan ne heikentävät myös yrityskuvaa ja kyseenalaistavat johdon osaamisen.
Monet yritysjärjestelyiden onnistumista analysoineet tutkimukset kertovat onnistuneen viestinnän tärkeydestä. ”Viestinnällä on elintärkeä rooli tehokkaassa integraatiossa. Viestintä voi olla koko järjestelyn perusta tulosten parantamiseen”, kirjoittaa International Journal of Human Resource Management -julkaisu *.
Viestintä kokoaa joukot
Juuri samoista syistä viestintä on kriittisen tärkeää. Yritysjohto suunnittelee järjestelyä useita kuukausia, mutta sidosryhmille uutinen tulee kuin salama kirkkaalta taivaalta. Järjestelyyn uppoutuneen johdon on vaikea asettua yllättyneen kuulijan asemaan.
Haastetta kasvattaa se, että kärsimätön johto haluaisi edetä nopeasti, kun taas etenkin henkilöstö on kiinnostunut ensisijaisesti omasta kohtalostaan. Johdon ja henkilöstön välillä on järjestelyn julkistushetkellä yhtä aikaa ymmärrys- ja odotuskuilu. Samankaltaiset kuilut erottavat johdon muistakin sidosryhmistä.
Tällaisessa tilanteessa johdon pitää viestiä enemmän kuin useimmat johtajat oivaltavat, jotta keskeiset sidosryhmät saadaan järjestelyn taakse. Henkilöstö ja asiakkaat voivat innostua uudesta suunnasta vain, jos he ymmärtävät muutoksen syyt ja edut.
Huomioi keskeiset sidosryhmät
Moni johtaja oivaltaa vasta yritysjärjestelyn hetkellä, kuinka monet sidosryhmät ovat kiinnostuneita yrityksestä. Yllätyksenä voi tulla myös se, että eri sidosryhmillä on osin erilaiset kiinnostuksen kohteet. Henkilöstöä kiinnostavat työpaikat, alihankkijoita liikesuhteen jatkuminen ja asiakkaita tuotteiden ja palveluiden jatko.
Siksi yritysjärjestelyn viestintää suunniteltaessa on syytä analysoida eri sidosryhmien tarpeet. Omistajien näkökulmasta laadittu juridiikantäyteinen lehdistötiedote ei vastaa muiden odotuksiin. Samat ydinviestit kannattaa räätälöidä jokaiselle sidosryhmälle ja sopiviin kanaviin. Medialle esimerkiksi tiedote, henkilöstölle infotilaisuudet ja suurimmille asiakkaille henkilökohtainen yhteydenotto.
Hyvä suunnittelu ehkäisee kaaoksen
Yritysjärjestelyyn liittyy niin paljon asioita, että langat uhkaavat sotkeentua osaavissakin käsissä. Siksi järjestelyn viestintää on rakennetta hyvissä ajoin etukäteen.
Eri viestintänäkökulmat on tarpeen ottaa keskusteluun jo järjestelyä suunniteltaessa, viimeistään silloin kun toteutuminen alkaa näyttää todennäköiseltä. Hallitusten agendalta viestintä unohtuu helposti, koska järjestelyn liiketoimintalogiikan, rahoituksen ja juridiikan puiminen vie paljon aikaa.
Kun viestintä tulee mukaan viime tipassa, jotain tärkeää jää tekemättä
Yritysjärjestelyn hyvä viestintäsuunnitelma sisältää muun muassa viestintätoimet, tekijät ja aikataulut. Esimerkiksi infotilaisuuksia voi olla usealla paikkakunnalla. Siksi täytyy etukäteen päättää, kuka esiintyy milläkin paikkakunnalla ja mihin aikaan. Esitysmateriaalista täytyy mahdollisesti tehdä kieliversiot, jos infoja pidetään eri maissa. Kutsut, tilat ja mahdolliset tarjoilut on varattava etukäteen.
Yritysjärjestelyä rakentavien ajatukset keskittyvät helposti sopimuksen laatimiseen ja asian julkistamiseen. Se on kuitenkin vasta alku. Siksi tiedotustilaisuus on vain pieni osa viestintää. Järjestely synnyttää tarpeen systemaattiseen sisäiseen ja ulkoiseen viestimiseen. Monesti tarvitaan myös uusi nimi, logo, nettisivut ja paljon muuta.
Rakenna luottamusta, älä murenna
Yritysjärjestelyn tekijät näkevät järjestelyn suuret hyödyt. Niistä on tärkeä viestiä, jotta ihmiset innostuvat. Ne, joita järjestely koskettaa, tarvitsevat sateenkaaren pään, joka auttaa sietämään integraatiomatkan vaikeudet.
Johdon on kyettävä asettumaan muiden tahojen asemaan ja osattava perustella muutos muidenkin näkökulmasta. Tämä edellyttää paljon kuuntelua. Viestintä onkin aina kaksisuuntainen prosessi.
Innostuksen vallassa on toisaalta varottava lupaamasta asioita, jotka eivät tuonnempana toteudukaan. Ei kannata laittaa silmukkaa kaulaan etukäteen. Johto ei voi sanoa, että järjestelyllä ei ole henkilöstövaikutuksia, ellei ole aivan varma asiasta, koska tilanteet voivat myöhemmin muuttua. Innostuksen luomiseksi annettu väärä lupaus murentaa luottamuksen nopeasti.
Juuri tähän liittyy yritysjärjestelyn viestinnän paradoksi. Viestintä ei näytä järjestelyä pohdittaessa kriittisen tärkeältä, koska järjestely voidaan teknisesti toteuttaa hyvinkin vähäisellä viestinnällä. Heikosti suunnitellun ja epäonnistuneen viestinnän seuraukset alkavat näkyvä vasta julkistuksen jälkeen, kun johto ohjaa uutta laivaa karikoiden ohi. Hyvä viestintä auttaa väistämään karikoita ajoissa. Se luo alusta alkaen myös reittiä uusiin satamiin kuten vaikkapa yrityksen listautumiseen saakka.
* “Untangling micro-behavioral sources of failure in mergers and acquisitions: a theoretical integration and extension”. International Journal of Human Resource Management Volume 27, 2016 – Issue 20. Friedman, Carmeli, Tishler & Shimizu
Hyvän viestinnän viisi hyötyä yritysjärjestelyssä
- Hallituksen ja johdon ulostulot ovat hyvin mietittyjä
- Viestit ovat yhtenäisiä ja luottamusta rakentavia
- Tärkeät tahot ymmärtävät asian oikein
- Odotukset on mitoitettu oikein
- Luodaan hyvä perusta kasvulle
Attention Communication on yritysjohtoa muutoksissa tukeva viestintätoimisto. Yhtiön erikoisalaa ovat yritysjärjestelyiden lisäksi strategian, kriisien ja sijoittajainformaation viestintä.
Partneri Helena Aatisella on monipuolinen kokemus sekä kotimaisten että kansainvälisten yritysjärjestelyiden viestinnästä. Aatinen on toiminut muun muassa Metson ja Fortumin viestintäjohtajana.
Toimitusjohtaja Risto Pennanen on arvioinut yritysjärjestelyitä etenkin taloustoimittajan silmin muun muassa Kauppalehdessä, Talouselämässä ja Taloussanomissa. Aikaisemmin hän on toiminut viestintäpäällikkönä mm. Valmet Oyj’ssä.